Gewerbeumzug

Gewerbeumzüge stellen hohe organisatorische Anforderungen an alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Ob Standortverlegung oder Abteilungsumzug innerhalb des Gebäudes, ob Büroumzug, Behördenumzug oder Spezialtransport – eine solche Maßnahme schließt alle Ebenen in die Planung und Organisation ein.

Oberste Priorität hat bei einem Gewerbeumzug die möglichst geringe Beeinträchtigung aller Arbeitsabläufe. Mit der richtigen Planung zu erledigender Aufgaben lässt sich die Qualität des Umzugs und damit auch der Umzugserfolg selbst beeinflussen. Wichtig ist hier, weit im Voraus zu kalkulieren, alle relevanten Schritte und Aufgaben zu kennen sowie genügend Spielraum für Unvorhergesehenes zu lassen.

I. Wichtige Fragen auf einen Blick

Vorplanung im Unternehmen

Um den Ansprüchen an einen reibungslosen und das Tagesgeschäft schonenden Ablauf zu genügen, bedarf es einer intensiven und vorausschauenden Organisation. Planung schafft Überblick und bereitet Verantwortliche wie Mitarbeiter auf den bevorstehenden Umzug vor.

Wer – Der interne Ansprechpartner

Bereits vor der möglichen Beauftragung einer Umzugsfirma ist es wichtig Verantwortliche als Ansprechpartner und Koordinatoren für die Standortverlagerung zu benennen.

Wann – Der Rahmenplan

In dieser Phase sollte ein Rahmenplan erstellt werden, der alle den Umzug beeinflussenden Leistungen und Termine wie die Baufertigstellung, die Übergabe der Räumlichkeiten oder die Fertigstellung von Ein- und Ausbauten umfasst. Innerhalb dieses zeitlichen Rahmens legt der oder die Projektverantwortliche den Umzugstermin oder Umzugszeitraum fest.

Was – Die Inventarisierung

Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist die Bestandsaufnahme aller Einrichtungsgegenstände und Geräte die Basis für jede weitere Planung. Auf Grundlage einer solchen Übersicht entscheidet das Projektmanagement über Mitnahme oder Entsorgung von Einrichtungsgegenständen, technischen Geräten und Lagerbeständen. Bei großen Mengen von Umzugsgut erfasst eine eigens eingerichtete Umzugsdatenbank die genauen Daten und garantiert somit eine vollständige Logistikplanung.

Wie – Räumlichkeiten und Wege

Die erste grobe Einschätzung welche Räumlichkeiten und Wege im laufe des Umzuges zu berücksichtigen sind, komplettiert die Vorplanung. Zu berücksichtigen sind hier die Funktionsfähigkeit von Fahrstühlen, Brandschutzbestimmungen und Fluchtwege, Zufahrtshöhen, Rangier- und Regieflächen. Je präziser die Vorplanung, desto schneller und einfacher lassen sich im Kontakt mit der Umzugsfirma alle innerbetrieblichen Voraussetzungen mit den Umzugsleistungen zu einer konsistenten Planung verdichten.

II. Leitfaden für den Gewerbeumzug

1. Wichtige Vorprojekte

Die zeitliche Organisation eines Umzugsprojektes ist sehr stark von anderen Terminen – etwa der Baufertigstellung, der Übergabe der Räumlichkeiten oder der Fertigstellung von Ein- und Ausbauten – abhängig.

Der Arbeitsaufwand eines solchen Projektes und der Umfang von dabei anfallenden Aufgaben dürfen nicht unterschätzt werden. Daher muss rechtzeitig mit der Planung begonnen werden, um eine Verzögerung des Standortwechsels zu vermeiden.

Sobald die Entscheidung für einen Umzug getroffen ist, sollten in einem ersten Schritt verantwortliche Projektmanager für die Koordination des Umzuges benannt werden. Diese Verantwortlichen fungieren als Ansprechpartner für die eigenen Mitarbeiter und die Umzugsfirma.

Die erste Aufgabe des Projektmanagements ist die Wahl eines geeigneten Standortes. Ist die Wahl getroffen und ein genauer Umzugstermin festgelegt, müssen der zeitliche Rahmen sowie alle einzelnen Schritte für die Umzugsvorbereitung und -durchführung genau festgelegt werden. Je größer ein Umzugsprojekt ist, desto eher empfiehlt sich die Erstellung von Zeit- und Maßnahmenplänen, in denen die einzelnen Schritte bzw. Teilprojekte Verantwortlichen in der Firma zugeordnet sind.

2. Planung des Umzugs

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist eine Bestandsaufnahme aller Einrichtungsgegenstände und Geräte die Basis für jede weitere Planung. Auf Grundlage einer solchen Übersicht entscheidet das Projektmanagement über Mitnahme oder Entsorgung von Schreibtischen, Computern und Lagerbeständen.

Eine Umzugsdatenbank sollte vor allem für große Umzugsprojekte die Basis für eine lückenlose und jeder Zeit nachvollziehbare Logistikplanung sein.

Ist die Menge des Umzugsgutes präzise festgelegt, ist dies der Zeitpunkt das Angebot einer Umzugsfirma einzuholen. Seriöse Firmen bieten zukünftigen Kooperationspartnern eine umfangreiche Beratung und die Besichtigung von neuem und altem Standort im Rahmen eines Ortstermins. Zudem müssen Umfang und Leistungen genau festgelegt werden. Von Umzugsfirmen angebotene Dienstleistungen sind z.B.:
– Bereitstellung von Verpackungsmaterialien (Bücherkartons, PC-Wannen, Hängeregistereinlagen, Möbelaufkleber, Stretchfolie usw.)
– Ein- und Auspackarbeiten
– Entsorgung von Sperrmüll und Altgeräten
– Zertifizierte Aktenvernichtung
– Einlagerungsservice und Aktenmanagement
– Möbel-, Regal- und Kleinmontagen
– Spezielle Schutzmaßnahmen an Fahrstühlen und Fußböden
– Festlegung von Transportversicherung und Versicherungsumfang
– Möbel-, Maschinen- und Aktentransporte
– Transport von technischen Geräten
– Spezial- und Schwerguttransporte (z.B. Laboreinrichtungen oder Tresore)
– Maler-, Elektriker- und Reinigungsservice
Nach der Inventarisierung beginnt die Detailplanung der Standortverlegung. Zunächst erhalten die Mitarbeiter eingehende Informationen rund um den Umzug und die intern zu erbringenden Leistungen. Teil dieser Mitarbeiterleistungen können etwa die Erstellung neuer Briefbögen und Visitenkarten oder das Verpacken von Büroutensilien sein. Parallel dazu benachrichtigt das Projektmanagement Kunden, Zulieferer, Unternehmenspartner und Behörden über die neuen Kontaktdaten.

Im Vorfeld des Umzuges prüft das Projektmanagement auch die Beauftragung von Malern, Elektrikern oder anderen Handwerkern. Dazu ist es notwendig, die alten und neuen Geschäftsräume genauestens auf ihren baulichen Zustand hin zu überprüfen.

3. Umzugsvorbereitung

Schon drei bis sechs Wochen vor dem ersten Transport sollten die letzten Umzugsvorbereitungen beginnen. Das Erstellen von Etiketten, Übersichtsplänen, Planausschnitten und das Zusammenstellen von Umzugslisten ist dabei nur eine Aufgabe. Besonders wichtig ist die Einweisung der Dienstleister, z.B. der Techniker oder Speditionsmitarbeiter, aber auch die Kennzeichnung, Positionierung und Organisation des Umzugsgutes.

In diese Phase fällt auch die Anfertigung von Möbelstellplänen. Damit jeder Einrichtungsgegenstand am richtigen Platz landet, empfiehlt sich die Erstellung von detaillierten Möbelstellplänen. Generell muss alles gut sichtbar gekennzeichnet sein, was beim Umzug abtransportiert wird. Die Etiketten müssen Informationen zu Etage, Raumnummer und Mitarbeitername im neuen Unternehmensstandort enthalten, einzelne Elemente sollten als zusammengehörig markiert werden. Dabei bietet es sich an, für verschiedene Etagen oder Gebäudeabschnitte unterschiedlich farbige Aufkleber zu nutzen.

Weiterhin ist es notwendig, alle Schränke, Tische und Regale zu leeren und deren Inhalte einzeln und sicher zu verpacken. Hier ist es wichtig, das maximale Füllgewicht der Kartons von 15 – 20 kg nicht zu überschreiten. IT- und TK-Technik, wie PCs, Telefonanlagen, Drucker oder Faxgeräte, müssen entkabelt und einzeln beklebt werden. Zusätzliche Tipps sind: Zerbrechliche Güter benötigen eine ausreichende Polsterung, Pflanzen sollten nicht direkt vor dem Umzug gegossen werden und in verschließbaren Möbeln sollten die Schlüssel stecken, damit sie bei Bedarf demontiert werden können.

Für den reibungslosen Ablauf der Standortverlagerung muss der Umzugsmanager den unkomplizierten Abtransport des Umzugsgutes gewährleisten. Die ungehinderte Zufahrt aller benötigten Fahrzeuge gehört ebenso dazu wie die Absperrung von Parkflächen sowie die Nutzung von Treppenhäusern und Fahrstühlen.

Unmittelbar vor dem Umzugstag bespricht das Projektmanagement mit allen Beteiligten noch einmal Laufwege sowie einzelne Aufträge und klärt letzte Fragen. Eine Vorbesprechung des Umzugsmanagements plant und überprüft Laufwege, Zugänge, Außenlifteinsatz und Parkmöglichkeiten. Trotz präziser Planung empfiehlt sich die Vorbereitung auf unvorhersehbare Eventualitäten. Dazu sollte der Projektmanager einen flexiblen und verlässlichen Mitarbeiter bestimmen, der sich für kurzfristig anfallende Aufgaben bereit hält.

4. Umzugsdurchführung

Während des Umzuges kontrolliert das Umzugsmanagement alle Tätigkeiten. Die Verantwortlichen steuern und entscheiden vor Ort in jeder Phase des Umzuges (Vortransport, Haupttransport und Nachtransport) und sind für alle Anliegen und Fragen ständig erreichbar.

5. Nach dem Umzug

Im Anschluss an den Umzug organisiert der oder die Projektverantwortliche den Aufbau aller Möbel, Einrichtungsgegenstände und technischen Geräte. Steht am neuen Standort alles am richtigen Platz und ist alles ausgepackt, wird das Umzugsmaterial (Kartons, Spanngurte usw.) an einem zentralen Ort gesammelt. Als letzten Schritt übergibt das Projektmanagement die Räumlichkeiten am alten Firmensitz und nimmt eventuell letzte Maßnahmen zur nahtlosen Wiederaufnahme der Arbeitsabläufe vor.

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